Dlaczego to takie ważne?
Prawidłowa rejestracja czasu pracy ma znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. To na tej podstawie naliczane jest wynagrodzenie oraz świadczenia. Dodatkowo przejrzysta dokumentacja pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących np. nadgodzin czy pracy w dni ustawowo wolne.
W razie kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy taki dokument stanowi dowód na to, że firma działa zgodnie z obowiązującym prawem.
Jakie dane powinien zawierać dokument?
Bez względu na formę – papierową czy elektroniczną, dokumentowanie godzin pracy powinno być prowadzone systematycznie i dokładnie. Najczęściej uwzględnia się:
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- nadgodziny,
- pracę w porze nocnej,
- dni wolne,
- urlopy wypoczynkowe i bezpłatne,
- zwolnienia lekarskie,
- inne nieobecności, w tym np. pracę zdalną.
Taki zapis należy aktualizować na bieżąco – najlepiej codziennie.
Suwalskie firmy też się cyfryzują
Na terenie Suwałk funkcjonuje wiele nowoczesnych firm, które korzystają już z elektronicznych systemów do rozliczania czasu pracy. Narzędzia te nie tylko ułatwiają codzienną organizację, ale też ograniczają ryzyko błędów – systemy są zintegrowane z oprogramowaniem kadrowo-płacowym i umożliwiają tworzenie raportów czy analiz. Jeśli prowadzisz firmę w Suwałkach i chcesz usprawnić dokumentowanie godzin pracy, rozważ wdrożenie takiego rozwiązania. To inwestycja, która szybko się zwraca.
Jakich błędów unikać?
Najczęstsze problemy pojawiają się, gdy dokumentacja nie jest prowadzona na bieżąco lub zawiera nieścisłości. W przypadku wersji papierowej łatwo o zgubienie lub zniszczenie kart pracy. Zdarza się też, że nie są odnotowywane nadgodziny lub urlopy, co wpływa na błędne naliczenie wypłat.
W przypadku tradycyjnych list obecności częstym błędem są nieczytelne wpisy, skróty, brak podpisów lub podpisy niezgodne z listą pracowników. To może podważyć wiarygodność dokumentu np. przy kontroli PIP lub w sytuacjach prawnych.
Prawo nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji czasu pracy przez 10 lat. Tymczasem wiele firm – szczególnie korzystających z papierowych list – nie archiwizuje ich odpowiednio (np. w sposób narażony na zniszczenie, bez kopii cyfrowej).
Dla uniknięcia takich sytuacji wiele suwalskich przedsiębiorstw decyduje się na systemy online – eliminują one ryzyko błędów i są zgodne z obowiązującymi przepisami.